20 najczęstszych pytań klientów biura rachunkowego – odpowiadamy!

Prowadzenie własnej działalności gospodarczej wiąże się z wieloma formalnościami podatkowymi, urzędowymi i kadrowymi. Nawet doświadczeni przedsiębiorcy napotykają wątpliwości dotyczące bieżących rozliczeń, ubezpieczeń czy optymalizacji kosztów.

Zebraliśmy 20 najczęściej zadawanych pytań, z którymi nasi klienci zwracają się do biura rachunkowego. Przygotowaliśmy zwięzłe i praktyczne odpowiedzi, które pomogą Ci sprawniej poruszać się w świecie finansów.

1. Jakie wydatki mogę zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu?

Kosztami są wszelkie uzasadnione wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania jego źródła. Obejmuje to m.in. zakup towaru, sprzętu, oprogramowania, koszty wynajmu lokalu czy reklamy.

Wszystkie koszty muszą być odpowiednio udokumentowane fakturą lub rachunkiem i mieć bezpośredni związek z prowadzoną działalnością.

2. Do kiedy muszę płacić podatki i składki ZUS?

Standardowe terminy to: do 15. dnia miesiąca płatność składek ZUS dla jednostek budżetowych oraz do 20. dnia miesiąca opłacenie składki ZUS dla osób fizycznych i spółek, a także wpłata zaliczki na podatek dochodowy (PIT/CIT) i podatek VAT (do 25. dnia miesiąca).

Terminowość zapobiega naliczaniu odsetek za zwłokę oraz ewentualnym postępowaniom wyjaśniającym ze strony organów podatkowych.

3. Kiedy opłaca się być płatnikiem VAT?

Bycie podatnikiem VAT opłaca się głównie wtedy, gdy świadczysz usługi na rzecz innych firm (B2B), planujesz wysokie zakupy inwestycyjne ze stawką 23% lub sprzedajesz towary opodatkowane niższą stawką VAT niż zakupy.

Rejestracja do VAT nie jest wskazana, jeśli Twoimi klientami są głównie osoby prywatne niebędące płatnikami tego podatku.

4. Jak rozliczać samochód w firmie?

W przypadku użytkowania samochodu osobowego w trybie mieszanym (do celów firmowych i prywatnych), w koszty wrzucasz 75% wydatków na paliwo i eksploatację.

Aby odliczyć 100% VAT i kosztów, konieczne jest prowadzenie szczegółowej ewidencji przebiegu pojazdu oraz zgłoszenie pojazdu na formularzu VAT-26.

5. Czym różni się faktura od paragonu z NIP?

Paragon z NIP nabywcy do kwoty 450 zł brutto (lub 100 euro) jest traktowany jak faktura uproszczona i stanowi pełnoprawny dowód księgowy.

Powyżej tej kwoty sprzedawca ma obowiązek wystawić pełną fakturę VAT.

6. Czy mogę wrzucić w koszty wydatki poniesione przed rejestracją firmy?

Tak. Wydatki ponoszone przed rozpoczęciem działalności (np. wyposażenie, towar, domena, usługi doradcze) mogą stanowić koszt uzyskania przychodu, o ile wykażesz ich bezpośredni związek z powstaniem firmy.

Dokumenty zakupu muszą zawierać Twoje dane osobowe oraz numer NIP, jeśli został przyznany wcześniej.

7. Czym jest Ulga na start i komu przysługuje?

Ulga na start zwalnia nowych przedsiębiorców z obowiązku opłacania składek na ubezpieczenia społeczne ZUS przez pierwsze 6 pełnych miesięcy kalendarzowych od momentu rozpoczęcia działalności.

W tym okresie przedsiębiorca zobowiązany jest opłacać wyłącznie składkę zdrowotną.

8. Jakie wymogi muszę spełnić, aby korzystać z Małego ZUS Plus?

Mały ZUS Plus przeznaczony jest dla firm, których przychody w poprzednim roku kalendarzowym nie przekroczyły 120 000 zł.

Wysokość składek społecznych zależy od osiągniętego dochodu i z rozwiązania tego można korzystać maksymalnie przez 36 miesięcy w ciągu kolejnych 60 miesięcy.

9. Czy na ryczałcie odliczam koszty firmowe?

Nie. Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych jest podatkiem naliczanym bezpośrednio od uzyskanego przychodu, bez pomniejszania go o poniesione koszty jego uzyskania.

Dlatego wybór ryczałtu jest najbardziej opłacalny dla firm o wysokiej marży i niskich kosztach operacyjnych.

10. Kiedy muszę założyć kasę fiskalną?

Kasa fiskalna jest obowiązkowa po przekroczeniu limitu obrotu na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności (20 000 zł w skali roku) lub przy świadczeniu niektórych usług objętych bezwzględnym nakazem (np. usługi fryzjerskie, kosmetologiczne, prawnicze, mechaniczne).

11. Jak dokumentować sprzedaż za granicę?

Transakcje międzynarodowe wymagają odpowiedniego zakwalifikowania (np. wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów, wewnątrzwspólnotowe świadczenie usług czy eksport).

Przed nawiązaniem współpracy z podmiotami z Unii Europejskiej warto zarejestrować się do procedury VAT-UE.

12. Czy konto firmowe jest obowiązkowe?

Prawo nie wymaga posiadania odrębnego konta firmowego dla każdego przedsiębiorcy prowadzącego JDG, jednak jest ono konieczne przy transakcjach realizowanych w ramach Białej Listy Podatników oraz przy mechanizmie podzielonej płatności (split payment).

13. Co to jest Biała Lista Podatników?

Biała lista to publiczny rejestr podatników VAT prowadzony przez Szefa KAS. Dokonując płatności powyżej 15 000 zł brutto na rzecz innego podatnika VAT, należy realizować przelew wyłącznie na rachunek widniejący na tej liście.

14. Na czym polega mechanizm podzielonej płatności (split payment)?

Split payment polega na rozdzieleniu płatności za fakturę na kwotę netto (trafiającą na konto rozliczeniowe) oraz kwotę VAT (trafiającą na subkonto VAT).

Jest obowiązkowy dla wybranych towarów i usług wrażliwych przy transakcjach o wartości brutto przekraczającej 15 000 zł.

15. Jak rozliczyć przychód w walucie obcej?

Przychód wyrażony w walucie obcej przelicza się na złotówki według kursu średniego NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień powstania przychodu lub wystawienia faktury.

16. Jakie dokumenty muszę przekazywać do biura rachunkowego co miesiąc?

Co miesiąc przekazuje się faktury sprzedaży, faktury zakupu, wyciągi bankowe, dokumenty ZUS, ewidencję przebiegu pojazdu (jeśli dotyczy) oraz ewentualne umowy i rachunki cywilnoprawne.

17. Czym są różnice kursowe i jak się je rozlicza?

Różnice kursowe powstają, gdy kurs waluty z dnia wystawienia faktury różni się od kursu z dnia otrzymania lub wykonania płatności. Mogą one stanowić dodatkowy przychód lub koszt podatkowy.

18. Kiedy powstaje obowiązek podatkowy w VAT?

Zasadniczo obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wykonania usługi lub wydania towaru. Jeżeli jednak przed tym terminem otrzymano całość lub część zapłaty (zaliczkę), obowiązek powstaje z chwilą jej otrzymania.

19. Czy zapłacone składki ZUS odlicza się od podatku?

Sposób odliczenia składek ZUS zależy od wybranej formy opodatkowania. Składki społeczne odlicza się od dochodu/przychodu, natomiast zasady odliczenia składki zdrowotnej są zróżnicowane i zależą od tego, czy rozliczasz się na skali, podatku liniowym czy ryczałcie.

20. Co zrobić w przypadku zgubienia faktury kosztowej?

W przypadku zgubienia lub zniszczenia faktury należy zwrócić się do wystawcy z prośbą o przesłanie jej duplikatu. Duplikat stanowi pełnoprawną podstawę do ujęcia wydatku w księgach podatkowych.

Masz dodatkowe pytania dotyczące rozliczeń Twojej firmy?

System podatkowy stawia przed przedsiębiorcami wiele wyzwań. Współpraca z doświadczonym biurem rachunkowym gwarantuje spokój oraz poczucie bezpieczeństwa formalno-prawnego.

Odwiedź stronę główną Hardy Management Group, aby zapoznać się z pełną gamą usług.

Szukasz sprawdzonego wsparcia w codziennym prowadzeniu firmy? Zobacz, jak pomaga nasze Biuro rachunkowe w Rzeszowie i skonsultuj swoje pytania z naszym zespołem księgowym.