Zatrudnienie cudzoziemca w Polsce nie jest trudne, pod warunkiem że dokumenty sprawdzi się przed pierwszym dniem pracy, a nie po kontroli. Od 1 czerwca 2025 r. obowiązuje nowa ustawa o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom (Dz.U. 2025 poz. 621), a od 5 marca 2026 r. zmieniły się zasady zatrudniania obywateli Ukrainy. W tym artykule wyjaśniam, jak wygląda legalizacja cudzoziemców z perspektywy pracodawcy: jakie są podstawy zatrudnienia, jakie masz obowiązki i ile kosztuje błąd.
Kto odpowiada za legalne zatrudnienie cudzoziemca?
Pracodawca. To najważniejsze zdanie tego artykułu.
Biuro rachunkowe prowadzi kadry i płace, zgłasza pracownika do ZUS, liczy wynagrodzenie. Za to, czy cudzoziemiec ma prawo u Ciebie pracować, odpowiadasz Ty. Kontrole prowadzą Straż Graniczna i Państwowa Inspekcja Pracy, a mandat lub grzywna trafia do firmy, nie do osoby, która wprowadziła pracownika do systemu.
Podstawy zatrudnienia cudzoziemców w Polsce
Legalizacja zatrudnienia cudzoziemca zależy od jego obywatelstwa i dokumentu pobytowego. Najczęstsze podstawy to:
1. Oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi
Dotyczy obywateli Armenii, Białorusi, Mołdawii i Ukrainy. Pozwala zatrudnić cudzoziemca na okres do 24 miesięcy bez zezwolenia na pracę. Oświadczenie składasz elektronicznie przez praca.gov.pl do powiatowego urzędu pracy, opłata wynosi 400 zł.
Obowiązki pracodawcy przy oświadczeniu:
- podpisanie z cudzoziemcem pisemnej umowy przed rozpoczęciem pracy, w języku dla niego zrozumiałym, zgodnej z warunkami z oświadczenia,
- przekazanie kopii umowy do urzędu pracy przed rozpoczęciem pracy,
- powiadomienie urzędu o podjęciu pracy w ciągu 7 dni,
- powiadomienie o niepodjęciu pracy w ciągu 14 dni.
2. Powiadomienie o powierzeniu pracy obywatelowi Ukrainy
Od 5 marca 2026 r. obywatele Ukrainy ze statusem UKR (ochrona czasowa, PESEL) są zatrudniani na podstawie powiadomienia w ramach ogólnych przepisów o zatrudnianiu cudzoziemców. Powiadomienie składasz przez praca.gov.pl w ciągu 7 dni od rozpoczęcia pracy. Obowiązuje okres przejściowy do 4 marca 2029 r.
Ważne: nowe powiadomienie składasz także wtedy, gdy zmieniasz rodzaj umowy lub stanowisko albo obniżasz wymiar czasu pracy lub wynagrodzenie.
3. Zezwolenie na pracę (typ A, B, C, D, E)
Obywatele pozostałych krajów spoza UE, np. Indii, Filipin, Kolumbii czy Uzbekistanu, potrzebują zezwolenia na pracę. Najczęściej jest to zezwolenie typu A, czyli praca na podstawie umowy z pracodawcą mającym siedzibę w Polsce. Wniosek składa pracodawca do wojewody, obecnie wyłącznie elektronicznie. Pozostałe typy dotyczą m.in. członków zarządu (B), delegowania (C, D, E).
4. Zezwolenie na pobyt czasowy i pracę (karta pobytu)
To jednolite zezwolenie, które łączy prawo pobytu z prawem do pracy u konkretnego pracodawcy. Cudzoziemiec składa wniosek do wojewody przez system MOS, a pracodawca przygotowuje załącznik z informacjami o stanowisku i wynagrodzeniu. Po decyzji cudzoziemiec otrzymuje kartę pobytu.
Jeśli cudzoziemiec zmienia pracodawcę albo warunki pracy się zmieniają, często potrzebna jest zmiana zezwolenia. Pracodawca ma też obowiązek poinformować wojewodę, jeśli cudzoziemiec zakończy pracę.
5. Cudzoziemcy zwolnieni z obowiązku zezwolenia
Bez zezwolenia na pracę można zatrudnić m.in. osoby z kartą pobytu stałego, rezydentów długoterminowych UE, posiadaczy Karty Polaka czy absolwentów polskich uczelni. Tu również trzeba sprawdzić dokument i zachować jego kopię.
Legalizacja cudzoziemców krok po kroku: co zrobić przed zatrudnieniem
- Sprawdź dokument pobytowy: rodzaj, ważność, adnotacje na karcie i w decyzji (nie tylko samą kartę).
- Ustal podstawę zatrudnienia: oświadczenie, powiadomienie, zezwolenie na pracę albo zwolnienie z obowiązku.
- Sprawdź powiązanie z pracodawcą i stanowiskiem: niektóre zezwolenia uprawniają do pracy tylko u konkretnej firmy, na konkretnym stanowisku.
- Podpisz pisemną umowę przed rozpoczęciem pracy i daj cudzoziemcowi jej tłumaczenie.
- Złóż wymagane zgłoszenia w terminie: urząd pracy, wojewoda, ZUS.
- Przechowuj kopię dokumentu pobytowego przez cały okres zatrudnienia.
- Pilnuj terminów ważności: data końca karty pobytu lub oświadczenia to data, której nie można przegapić.
Kary za nielegalne zatrudnienie cudzoziemców
Nowa ustawa znacząco podniosła kary:
- od 3 000 do 50 000 zł grzywny za nielegalne powierzenie pracy cudzoziemcowi,
- od 6 000 do 50 000 zł, jeśli pracodawca działał, wprowadzając cudzoziemca w błąd lub wykorzystując jego zależność,
- do 10 000 zł mandatu nakładanego przez inspektora pracy bez udziału sądu,
- od 1 000 do 5 000 zł grzywny dla samego cudzoziemca.
Przy części wykroczeń kara liczona jest za każdego cudzoziemca. Przy jednym pracowniku to jeden mandat, przy dziesięciu ta sama pomyłka mnoży się dziesięć razy.
Najczęstsze błędy przy zatrudnianiu cudzoziemców
- rozpoczęcie pracy przed podpisaniem pisemnej umowy,
- spóźnione powiadomienie o podjęciu pracy (7 dni to naprawdę mało),
- zatrudnienie na innym stanowisku lub z niższym wynagrodzeniem niż w zezwoleniu,
- brak nowego powiadomienia po zmianie warunków pracy obywatela Ukrainy,
- sprawdzenie samej karty pobytu bez przeczytania decyzji,
- przeoczenie końca ważności dokumentu.
Jak pomagam w legalizacji cudzoziemców
W Hardy Management Group księgowość, kadry i legalizacja cudzoziemców są w jednym biurze. Zanim ktokolwiek zostanie zatrudniony, sprawdzam podstawę jego pobytu i mówię jedno z dwóch zdań: możemy go zatrudnić albo jeszcze nie możemy i oto, czego brakuje.
Zajmuję się m.in.:
- oświadczeniami o powierzeniu pracy i powiadomieniami dla obywateli Ukrainy,
- zezwoleniami na pracę typu A, B, C, D oraz ich przedłużeniem,
- zezwoleniami na pobyt czasowy i pracę oraz zmianą pracodawcy,
- pobytem stałym i rezydenturą długoterminową,
- konsultacją legalności zatrudnienia (weryfikacja dokumentów kandydata).
Obsługuję klientów z całej Polski, po polsku, ukraińsku i rosyjsku. Pismo z urzędu tłumaczę na język, w którym rozmawiamy.
Planujesz zatrudnić cudzoziemca albo nie masz pewności, czy obecni pracownicy mają dobre dokumenty? Napisz na biuro@hardymgroup.com lub zadzwoń: +48 798 474 440.
FAQ: zatrudnienie cudzoziemców
Czy mogę zatrudnić cudzoziemca na umowę zlecenia?
Tak, jeśli podstawa zatrudnienia na to pozwala. Umowa musi być pisemna i zawarta przed rozpoczęciem pracy.
Ile trwa legalizacja pobytu cudzoziemca?
Zależy od urzędu wojewódzkiego. Na termin wydania decyzji nie ma wpływu ani pracodawca, ani biuro. Od strony wniosku można zrobić jedno: złożyć go kompletnym, bez braków formalnych.
Czy obywatel Ukrainy może pracować bez zezwolenia?
Tak. Osoby ze statusem UKR pracują na podstawie powiadomienia składanego w ciągu 7 dni od rozpoczęcia pracy. Pozostali obywatele Ukrainy mogą pracować m.in. na podstawie oświadczenia albo zezwolenia.
Co jeśli karta pobytu pracownika wkrótce wygasa?
Wniosek o kolejne zezwolenie trzeba złożyć przed upływem ważności obecnego dokumentu. Warto zacząć przygotowania z kilkutygodniowym wyprzedzeniem.
Stan prawny: wrzesień 2026 r.
Potrzebujesz pomocy w tym temacie?
Biuro rachunkowe HMG w Rzeszowie zajmie się formalnościami za Ciebie. Napisz do nas – przygotujemy bezpłatną wycenę.
ZAPYTAJ O WYCENĘ →Nasze usługi: Księgowość · Kadry i płace · Legalizacja pobytu · Zakładanie firm · Wirtualne biuro · Coworking
